Réalisation d’inventaires physiques avec un logiciel d’immobilisations

La comptabilisation de tous les actifs d’une entreprise peut être une tâche difficile.

Les actifs comprennent les meubles, les ordinateurs et les autres installations permanentes d’une entreprise. Dans les grandes entreprises qui nécessitent des audits réguliers des actifs, tels que les écoles, les collèges, les universités, les agences gouvernementales ou les hôpitaux, un logiciel de suivi des actifs fixes est utilisé pour aider à ces audits. Un ordinateur de poche Windows peut être utilisé avec ce logiciel. Le suivi et l’auditeur peuvent scanner rapidement les codes-barres, qui ont été placés dans une zone. Le logiciel peut également imprimer les codes-barres si vous partez de zéro. Les données du scanner manuel sont transférées vers un programme PC qui permet la configuration, la gestion et le reporting des résultats d’audit. Avec tout type de système de base de données, des rapports standard et personnalisés peuvent être créés pour les enregistrements de l’entreprise. Les dramatiques télévisées d’aujourd’hui utilisent des logiciels d’immobilisations pour garder une trace de leurs costumes. Un spectacle peut contenir environ 11 000 vêtements à suivre, et le système leur dit s’ils sont dans le nettoyeur à sec, en entrepôt ou sur scène. Elle a également aidé à apporter de nouveaux vêtements et à vendre de vieux vêtements. Une société de presse nationale a une valeur d’actif fixe de près de 2,5 milliards de dollars. La société effectue une vérification des actifs tous les trois ans. Avant ce logiciel, ils utilisaient des étiquettes de ressources en aluminium et un inventaire manuel pour faire le suivi. Désormais, chaque bureau, ordinateur et chaise est étiqueté avec un code-barres. Même vos bâtiments, logiciels et terrains ont des codes à barres qui sont scannés lors des audits. Le comptable des immobilisations de cette société estime qu’au moins une semaine a été supprimée de chaque audit qu’elle mène. Une option disponible pour le logiciel est la capacité RFID (Radio Frequency Identification). Cela vous permet d’analyser une pièce entière à la fois et de rapprocher les rapports de votre ordinateur de poche. Cette méthode est beaucoup plus rapide et a amélioré la sécurité des données. Les systèmes de guerre navale et spatiale utilisent la capacité RFID pour suivre votre équipement et gérer une base de données de gestion de configuration. Il y a plus de 10 000 pièces en stock dans leur inventaire et ils avaient besoin d’un moyen de les suivre efficacement. Les pièces de grande valeur sont étiquetées avec une étiquette RFID passive puis stockées par emplacement. Au fur et à mesure que les pièces se déplacent, un opérateur peut facilement mettre à jour la base de données avec le nouvel emplacement à l’aide d’étiquettes, ce qui réduit les erreurs humaines et le temps d’inventaire. En se débarrassant des processus d’inventaire manuels, l’entreprise économise du temps et de l’argent. Les options logicielles RFID, codes-barres et immobilisations peuvent être utilisées ensemble. Le logiciel peut inclure à la fois un PC et un logiciel portable et peut également être utilisé sur plusieurs sites, ce qui le rend rentable pour une entreprise nationale ou mondiale.